Muhasebe belgeleri
Belgenin alınması, sınıflandırılması, alanların çıkarılması, kontrollerin yapılması ve muhasebe kaydının hazırlanması.
Belge Otomasyonu
Belge Okuma, Veri Çıkarma ve İşleme Süreçlerini Otomatikleştirin
AI Kitchen; tarama, fotoğraf, PDF ve e-posta eklerinden gelen belgelerin tanınması, gerekli verilerin çıkarılması, doğrulanması ve muhasebe veya ERP sistemine aktarılması için uçtan uca otomasyon akışları kurar.
Belge otomasyonu nedir?
Belge otomasyonu, bir belgenin sisteme ulaştığı andan kaydedilip raporlandığı ana kadar yapılan tekrarlı okuma, veri girişi, kontrol ve yönlendirme işlemlerini standartlaştırır.
Manuel belge işlemede çalışanlar e-posta, paylaşılan klasör, tarama veya fotoğraf yoluyla gelen kayıtları açar; gerekli alanları bulur, hedef sisteme girer ve doğruluk kontrolü yapar. Yüksek hacimde bu iş önemli çalışan eforu gerektirir ve manuel veri girişi hatası olasılığı oluşturur.
Otomasyon, belgeyi kaynağından alır ve işleme hazırlar. OCR veya belge tanıma, yalnızca belge biçimi ve içerik yapısı için uygun olduğunda kullanılır.
Çıkarılan alanlar tek başına doğru kabul edilmez. Veri tipi, zorunlu alan, matematiksel tutarlılık, tekrar kayıt ve mevcut muhasebe verisi gibi kontroller uygulanabilir. Belirsiz veya eksik kayıtlar insan incelemesine yönlendirilir.
Doğrulanan bilgi muhasebe ya da ERP sistemine aktarılabilir, belge uygun konuma kaydedilebilir ve işlem sonucu izlenebilir bir kayıtla tamamlanabilir.
Belge işleme akışı nasıl çalışır?
- 1
Belge e-posta, paylaşılan kaynak, tarama veya fotoğraf olarak alınır
- 2
Belge türü ve içerik yapısı tanınır
- 3
Gerekli alanlar ve bilgiler çıkarılır
- 4
Veriler doğrulanır ve matematiksel kontroller uygulanır
- 5
Bilgi muhasebe veya ERP kaydıyla karşılaştırılır
- 6
Onaylanan kayıt hedef sisteme aktarılır
- 7
Belge ve işlem sonucu kayıt altına alınır
Hangi belge süreçleri otomatikleştirilebilir?
Uygunluk; belge kalitesi, çeşitlilik, işlem hacmi, doğrulama kuralları ve hedef sistem erişimine göre değerlendirilir.
E-posta ekleri
Belirli posta kutularına gelen belgelerin alınması, ilgili süreç veya sorumlu kişiyle eşleştirilmesi.
Form ve başvuru belgeleri
Form alanlarının okunması, zorunlu bilgilerin kontrol edilmesi ve eksik kayıtların işaretlenmesi.
Sözleşme ve ekleri
Belge türünün belirlenmesi, gerekli alanların çıkarılması, ön kontrol ve onay akışına yönlendirme.
Tarama ve fotoğraflar
Uygun kaliteye sahip tarama veya fotoğraflardan OCR ile metin ve alan çıkarma.
Arşiv ve kayıt işlemleri
İşlenen belgenin adlandırılması, uygun konuma kaydedilmesi ve işlem sonucunun kayıt altına alınması.
Belgelenmiş belge işleme ve muhasebe vakası
Anonimleştirilmiş gerçek otomasyon vakası
Belge İşleme ve Muhasebe Otomasyonu
Başlangıçta muhasebe ve birincil belgelerin kaydı ile işlenmesi önemli çalışan eforu gerektiriyor ve manuel veri girişi hatası olasılığı oluşturuyordu.
Otomatik akış belge taraması veya fotoğrafını; e-posta ya da paylaşılan kaynaklardan alabiliyor, bilgiyi tanıyor, ilgili alanları çıkarıyor, doğruluyor ve muhasebe sistemi verisiyle karşılaştırıyordu. Gerekli matematiksel kontrollerin ardından belge kaydediliyor ve muhasebe sisteminde ilgili bilgi oluşturuluyordu.
3–20x
Belge kayıt işinde daha düşük iş gücü gereksinimi
2–3x
Gelen belge işleme hızında artış
Bu sonuçlar yalnızca belgelenmiş vaka çalışmasına aittir. Her uygulamanın sonucu belge yapısına, hacme, sistemlere ve kontrol gereksinimlerine göre değişebilir.
Kontrolsüz otomasyon yerine doğrulanabilir akış
İnsan incelemesi gereken kayıtlar
Belge okunamıyorsa, zorunlu bir alan eksikse veya kayıt mevcut sistem bilgisiyle uyuşmuyorsa işlem otomatik olarak tamamlanmak zorunda değildir. İstisna kaydı oluşturulup sorumlu çalışana yönlendirilebilir.
İşlem kaydı ve raporlama
Belgenin nereden geldiği, hangi kontrollerden geçtiği, hangi verinin hedef sisteme aktarıldığı ve hangi kayıtların incelemeye ayrıldığı raporlanabilir.
İlgili otomasyon çözümleri
Belge İşleme Sürecinizi Birlikte İnceleyelim
Mevcut süreci, kullanılan sistemleri, iş kurallarını ve kontrol adımlarını birlikte değerlendirelim.